Yıllık genel kurul toplantısı (AGM), bir kuruluşun tüzüğü veya kurallarına uygun olarak yılda bir kez yapılır. Bu toplantı sırasında, finans, yönetim kurulu seçimleri ve tüm organizasyonu etkileyen diğer konuları tartışmanız gerekecek.
adımlar
Bölüm 1/3: Birinci Bölüm: Toplantıyı Planlama
Adım 1. Kuruluşun kurallarını gözden geçirin
Herhangi bir şey ayarlamadan önce, kuruluşun Genel Kurul ile ilgili kural ve düzenlemelerini gözden geçirin. Çoğu kuruluş aynı genel yapıya bağlı kalsa da bazı ayrıntılar farklılık gösterebilir.
- Toplantıyla ilgili olarak üyelere sunmanız gereken bildirimin türünü, yeni yönetim kurulu üyelerini seçme prosedürünü ve her Genel Kurul'da gözden geçirilmesi gereken bilgi türlerini dahil etmek için özel dikkat göstermeniz gerekebilir.
- Ayrıca, toplantının resmi olarak kabul edilmesi için kaç kişinin bulunması gerektiğini ve kuruluş tüzüğünde yapılacak yeni değişikliklerin sunulma ve oylanma şeklini kontrol etmelisiniz.
Adım 2. Toplantıyı erken planlayın
Olabildiğince erken AGM tarih ve saatini ayarlayın. Önemli üyeleri hemen bilgilendirin.
- Ayrıntılar kesinleştikten sonra zorunlu olmayan üyeler bilgilendirilmelidir.
- Herkes tarih hakkında bilgilendirildikten sonra, kimsenin unutmasını önlemek için düzenli hatırlatıcılar göndermelisiniz.
Adım 3. Mekanı emniyete alın
Kendi mekanınız yoksa, Genel Kurulunuzu gerçekleştirebilecek bir mekan seçmeniz ve mümkün olan en kısa sürede güvence altına almanız gerekecektir.
- Kendi tesisleriniz olsa bile, Genel Kurul'u ayrı bir yerde yapmak, etkinliği daha önemli gösterebilir ve bu nedenle daha fazla katılımcı çekebilir.
- İlgili herkesi ağırlayabilecek bir mekan seçin. Odanın herkesi rahatça tutacak kadar büyük olduğundan emin olun. Özel konaklamaya (tekerlekli sandalyeye bağlı üyeler için geniş kapılar ve rampalar gibi) ihtiyaç duyan üyeleriniz veya diğer katılımcılarınız varsa, yer ayırtmadan önce mekanın bu ihtiyaçları karşılayabildiğini doğrulayın.
- Doğru mekana karar verdikten sonra, tarih ve saati belirlediğiniz anda yerinizi ayırtın.
Adım 4. Bir gündem hazırlayın
Gündem, esas olarak, Genel Kurul'da ele alınacak bilgilerin bir listesi veya taslağıdır.
- Bu gündemi önceden hazırlayın. Toplantı bildirimi ile birlikte katılımcılara göndermeniz gerekebilir, ancak göndermeseniz bile asıl toplantıda dağıtmak için hazır bulundurmanız gerekir.
- Tartışma konularını, ele almayı beklediğiniz sırayla listeleyin.
- Genellikle, her konunun başlığını listelemek bir gündem için yeterlidir. Muhtemelen her konu hakkında herhangi bir ayrıntı vermenize gerek yoktur.
-
Örnek bir gündem şöyle görünebilir:
- GÜNDEM
- 1) Hoş Geldiniz
- 2) Devamsızlık için özür
- 3) Önceki Genel Kurul tutanakları
- 4) Tutanaklardan Doğan Hususlar
- 5) Başkanın yıllık raporu
- 6) Sekreterin yıllık raporu
- 7) Sayman yıllık raporu
- 8) Memur seçimi
- 9) Genel iş
- 10) Bir sonraki toplantının tarihi
- 11) Toplantı kapanışı
Adım 5. Belgeleri ve raporları hazırlamak için gerekli zamanı ayırın
Genel Kurul için ihtiyaç duyacağınız çeşitli beyanları, raporları ve belgeleri hazırlamak zaman alır, bu nedenle erken başlayın.
- Sorumlu olduğunuz tüm belge ve raporlarla olabildiğince erken ilgilenin.
- Diğer komite üyelerine de sorumlu oldukları bilgileri hazırlamalarını hatırlatın.
- Hazırlamanız gerekebilecek belgeler, aylık mali raporları ve diğer mali tabloları, önceki Genel Kurul tutanaklarını, başkanın raporunu, sekreterin raporunu ve sayman raporunu içerebilir.
Adım 6. Liderlik rolleri hakkında üyelerle iletişim kurun
Genel Kurul'da yönetim kurulu seçimleri görüşülecekse, toplantıdan önce gerekli rollere uyan üyeleri aramalısınız.
- Gözünü diktiğin üyelerle konuş ve rolü üstlenmek isteyip istemeyeceklerini sor.
- Ekstra eğitim gerekliyse, bu üyelere ihtiyaç duyacakları eğitimi sağlayın.
Adım 7. Bildirimi gönderin
Tüm üyelere resmi bir "Toplantı Bildirimi" göndermeniz gerekir. Bunu ne zaman ve nasıl yapacağınızı belirlerken kuruluşunuzun kurallarında belirtilen düzenlemelere uyun.
- Ayrıca sponsorları, ömür boyu üyeleri ve mezunları ve diğer paydaşları veya ilgili tarafları davet etmeniz gerekebilir.
- Tipik olarak, bir toplantı bildirimi, Genel Kurul'un tarihini, saatini, süresini ve yerini içermelidir. Uygun olduğunda seçimlerin yapıldığını belirtmeniz gerekecektir.
- Toplantının tüm gündemini dahil edebilir veya bir veya iki önemli maddeden bahsetmeyi tercih edebilirsiniz. Doğru prosedürü belirlemek için kuruluşun tüzüğünü kontrol edin.
Adım 8. Toplantıdan önce alanı ayarlayın
Genel Kurul gününde, odayı ayarlayabilmeniz için birkaç saat erken gelin.
Bazı katılımcıların 30 dakika kadar erken gelebileceğini unutmayın. Bu gerçekleşmeden önce tüm koltukları ve içecekleri ayarlamaya çalışın
Kısım 2/3: Kısım İki: Toplantıda Gündemin Tartışılması
Adım 1. Dakikalar ayırın
Sekreter genellikle toplantı tutanaklarının tutulmasından sorumludur, ancak kuruluşunuz için durum böyle değilse, Genel Kurul'un içeriğini kaydetmek için birini atamanız gerekecektir.
- Genel Kurulda alınan kararların, özellikle seçimler ve kuruluşun tüzüğündeki değişikliklerle ilgili kararların kaydını tutun.
- Katılımcıların isimlerini ve iletişim bilgilerini kaydetmek de akıllıca bir fikir olabilir. Bunu, katılımcılara geldiklerinde oturum açmalarını söyleyerek yapabilirsiniz.
Adım 2. Katılımcılara hoş geldiniz
AGM'yi resmi bir selamlama ile açın. Bu karşılama sırasında toplantı gündeminin ve faaliyet raporlarının katılımcılara dağıtıldığından emin olun.
- Toplantının açık olduğunu ilan edin. Bunu yaparken, kuruluşun tam adını ve mevcut Genel Kurul numarasını belirtin (yirmi ikinci Yıllık Genel Kurul, otuz dokuz Yıllık Genel Kurul, vb.).
- Tüm üyelere hoş geldiniz ve özel ziyaretçileri adlandırın.
Adım 3. Gerekli özürleri dile getirin
Herhangi bir görevli veya önemli üye yoksa, hoş geldiniz mesajınızdan sonra bulunmayanların adlarını kısaca belirtmek isteyebilirsiniz.
- Diğer mevcut üyeleri, ek olmayan diğer katılımcılar adına da özür dilemeye davet edebilirsiniz.
- Özürleri kabul etmek için resmi bir harekette bulunun.
Adım 4. Önceki toplantı tutanaklarını gözden geçirin
Herkesin geçen yılki AGM'deki toplantıların bir kopyasını aldığını doğrulayın. Bu tutanakları gözden geçirin ve tüm sorunlar ele alındığında tutanakları resmi olarak kabul etmeye geçin.
- Yapılması gereken herhangi bir değişiklik veya düzeltme varsa tutanak kabul edilmeden önce yapılmalıdır.
- Tutanakların kabul edilmesi için oylama yapıldıktan sonra, başkanın tutanakları imzalaması gerekecektir.
Adım 5. Yeni konuları tanıtın
Bir önceki Genel Kurul tutanakları ile ilgili konular, bu tutanaklar kabul edildikten hemen sonra ele alınmalıdır.
Konuları gerektiği gibi tartışın. Bu genellikle endişeleri ve gözlemleri sunma zamanıdır, bu nedenle resmi hareketler gerekli olmayabilir
Adım 6. Raporları gözden geçirin
Başkanın veya başkanın raporunu, sekreterin raporunu ve sayman raporunu tartışmanız gerekecek.
- Her raporu tek tek okuyun ve tartışın. Her rapor baştan sona gözden geçirildikten sonra, o raporu kabul etmek için resmi bir önerge vermelisiniz.
- Sayman raporu sırasında, katılımcılara bir önceki yılın mali kayıtlarını sunmanız gerekecektir. Sayman genellikle görevi yerine getirebilir, ancak bazı kuruluşlar bağımsız bir tarafın kullanılmasını gerektirebilir.
Adım 7. Herhangi bir seçimden geçin
Bu yılki Genel Kurul'da yeni yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi gerekiyorsa, bu seçimleri raporlar teslim edildikten sonra, ancak herhangi bir genel mesele ele alınmadan önce yapmalısınız.
- Gerekli malzemeleri önceden hazırlayın.
- Toplantıdan önce oylama sistemine karar verin. Oylar kullanılmadan önce sistemi net bir şekilde açıklayın.
- Tarafsız bir parti oyları saymalıdır.
- Tutanaklarda kimin aday gösterildiğini, adaylığı kimin önerdiğini ve kimin desteklediğini göstermesi gerekecek. Ayrıca, her adayın sahip olduğu oy sayısını ve her bir pozisyon için kimin seçildiğini de listelemelidir.
Adım 8. Genel işleri tartışın
Genel işler genellikle bir Genel Kurul'da tartışılan son konudur. Bu, katılımcıların başka türlü kapsanmayan sorunları ve endişeleri dile getirme zamanıdır.
Toplantının bu kısmı biraz gayri resmi olduğundan, bu süre zarfında muhtemelen herhangi bir önerge veya oy almayacaksınız
Adım 9. Bir sonraki toplantı için bir tarih belirleyin
Bir sonraki Genel Kurul'un tarihini ve yerini biliyorsanız, bu toplantının sonunda belirtin.
Henüz resmi bir plan yapılmadıysa bu adımı atlayın
Adım 10. Toplantıyı kapatın
Her şey halledildiğinde, Genel Kurul'un kapandığını ilan edin.
Bölüm 3/3: Bölüm Üç: Toplantıyı Keyifli Hale Getirme
Adım 1. Kapıya bir karşılama görevlisi gönderin
Kapıda durmak ve gelen insanları selamlamak için bir veya iki üye atayın.
Karşılayıcıların kullanılması, ortamın daha dostça ve daha davetkar görünmesini sağlayabilir
Adım 2. İçecekler sağlayın
Özellikle toplantı uzun sürecekse, en azından katılımcılara su sağlamaya çalışın.
- Çeşitli içecekler sunmak daha iyi bir seçenektir. Hem soğuk içecekler (su, buzlu çay ve limonata/punch) hem de sıcak içecekler (kahve ve sıcak çay) sağlamayı düşünün.
- Günün saatine bağlı olarak peynir ve kraker gibi hafif atıştırmalıklar sunmak da uygun olabilir.
Adım 3. Bir konuk konuşmacı davet edin
Konuk konuşmacı, kuruluşunuzun üyeleri için büyük önem taşıyan resmi olmayan bir konuda konuşmalıdır.
Tipik olarak, konuşmacı genel iş sunumunu takip edecek, ancak asıl toplantının kapanışından önce gelecektir. Ancak istenirse, resmi toplantı bittikten sonra konuşmacıdan sunum yapmasını isteyebilirsiniz
Adım 4. Ödüller sunun
Bir kapı ödülü katılımı teşvik edebilir. Çekilişler hem katılımı hem de finansal desteği teşvik edebilir.
- Gelirin yarısının kazanana, yarısının da organizasyona gittiği bir 50/50 çekilişe ev sahipliği yapmayı düşünün.
- Hediye sepeti çekilişleri başka bir seçenektir.
- Ödül talep etmek için katılımı bir gereklilik haline getirmeyi düşünün.
Adım 5. Toplantıyı bir sosyal medya ile takip edin
AGM'nin resmi iş bölümünü mümkün olduğunca kısa tutarak katılımı teşvik edin. Katılımcıların etkileşimde bulunabileceği ve eğlenebileceği bir sosyal medya ile takip edin.
- Bütçeniz varsa, toplantı bittikten sonra bir öğle yemeği düzenlemeyi düşünün. Öğle yemeğini bir potluck yaparak maliyetleri azaltabilirsiniz.
- Daha düşük bütçeli kuruluşlar için resmi olmayan bir kokteyl saati daha gerçekçi olabilir. Toplantı sırasında içecek vermek yerine, daha sonraya kadar bekleyin ve atıştırmalıkları çeşitli alkolsüz içecekler ve şaraplarla servis edin.