Yapacak çok şeyiniz varsa ve her saati saymak istiyorsanız, daha hızlı çalışmak en iyi yoldur. Verimli olmak, kaliteden ödün vermeden daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabilir. Bu yüksek bir hedef gibi görünse de, rutininizde yapacağınız birkaç basit değişiklik sizi daha üretken hale getirebilir. Ofis işi, okul işi veya evdeki ev işleri olsun, daha hızlı çalışmanıza ve yapılacaklar listenizden daha fazla şeyi kontrol etmenize yardımcı olacak birçok fikrimiz var.
adımlar
Yöntem 1/3: İş Akışınızı Planlama
Adım 1. Her gün yapmanız gereken her şeyin bir listesini yapın
Daha hızlı ve verimli çalışmak için atabileceğiniz en önemli adım, güne başlamadan önce bir plan yapmaktır. Her gün başarmanız gereken her şeyi yazın, böylece daha sonra ne yapacağınızı bulmaya çalışarak zaman kaybetmeyin.
- Günlük planınızı bir not defterine, dijital planlayıcıya veya takvime yazın. Bir şeyleri hafızaya almak yerine yazmak, hatırlamanıza ve görevlerinizi gerçekten gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır.
- Bir günde başarmayı planladığınız her şeyi yazmak, fazla rezervasyon yapmaktan ve size ayrılan sürede üstesinden gelebileceğinizden fazlasını üstlenmekten kaçınmanıza da yardımcı olabilir. Hırslı olmak iyidir, ancak başarabileceğiniz gerçekçi bir günlük plana sahip olmak da önemlidir.
Adım 2. Son teslim tarihleri için bir takvim oluşturun
Günlük kısa vadeli planda uzmanlaştıktan sonra, gelecekteki çalışmalarınızı ve görevlerinizi düzenlemek için uzun vadeli planlar oluşturmaya başlayabilirsiniz. İster dönem sonunda büyük bir dönem ödevi, isterse uluslararası bir konferans gezisi olsun, neyi başarmanız gerektiğini önceden bilmek, hazırlanmanıza ve son teslim tarihlerinize uymanıza yardımcı olabilir.
- Her görevi veya projeyi mümkün olan en kısa sürede not edin, böylece buna hazır olduğunuzdan ve zamanında tamamladığınızdan emin olun.
- Gerçek son teslim tarihinden bir hafta kadar önce bazı hatırlatıcılarda büyük son teslim tarihlerini veya teslim tarihlerini ve kurşun kalemle not edin. Bu, daha verimli çalışmanıza ve büyük görevlerinizi daha kolay artışlarla tamamlamanıza yardımcı olacaktır.
- Bu tür gelişmiş planlama, boş zaman aktivitelerini, molaları ve tatilleri planlamanıza da yardımcı olacaktır. İşlerin ne zaman biteceğini biliyorsanız, bunları daha kolay planlayabilir ve işleri halletmek için yeterli zamanınız olduğundan emin olabilir ve mola zamanınızın tadını çıkarabilirsiniz.
Adım 3. Yapacak çeşitli görevleriniz varsa, her gün bir tema verin
Kendinizi birçok farklı iş hedefiyle, hatta aynı anda birden fazla işle uğraşırken buluyorsanız, günde tek bir iş kategorisine odaklanın.
- Öğrenciyseniz, belirli konular için belirli günler ayırmayı düşünün: Örneğin, Pazartesi günleri tüm bilim okumalarınızı yapmak için ayrılabilir, örneğin Salı günleri matematiğe ayrılabilir.
- Bir ofis ortamında, belirli görevler için belirli günler ayırın: Örneğin, Pazartesi günleri yalnızca idari görevler için olabilirken Salı günleri yaratıcı projelere odaklanabilir.
Adım 4. Küçük, ulaşılabilir hedefler belirleyin
Küçük günlük hedefler belirlemek, görevde kalmanıza, daha verimli çalışmanıza ve iş gününüzden geçerken enerji kazanmanıza yardımcı olur. Uzun vadeli hedefleriniz veya büyük projeleriniz varsa, bunları ilerleme kaydedebileceğiniz ve bir dizi küçük adım veya aşamada üstesinden gelebileceğiniz daha küçük hedeflere bölün. Bu, işinizi yapıyormuş gibi hissetmenize yardımcı olacak ve bu da sizi devam etmeye teşvik edecektir.
Market alışverişi veya ayak işleri gibi küçük işleri ortadan kaldırmak, günün ilerleyen saatlerinde yapılması gereken daha büyük görevlere odaklanmanıza yardımcı olabilir
Adım 5. Daha zor görevlere öncelik verin
En önemli veya zor görevleri önce yoldan çıkarmak size bir başarı duygusu verebilir. Ayrıca, günün ilerleyen saatlerinde daha kolay görevleri kolayca yapabilmeniz için sizi daha üretken hale getirir.
Öte yandan, ilk önce sıradan görevleri ortadan kaldırırsanız, günün ikinci yarısında büyük bir projeyi ele almak konusunda isteksiz olabilirsiniz
Yöntem 2/3: Zaman Yönetimi
Adım 1. İş gününüzü parçalara ayırın
Gününüzü organize etmek için her parça sırasında belirli görevleri yapmayı planlayın. Örneğin, günün ilk saati e-postaları ve telefon görüşmelerini yanıtlamaya ayrılabilir.
Başka bir işe geçmeniz ve gün boyunca görevde kalmanız için sizi uyarmak için bir dizi alarm kurun
Adım 2. Her görev için bir zaman sınırı belirleyin
İş dünyasında, "İş, kendisine ayrılan zamanı dolduracak şekilde genişler" diyen "Parkinson Yasası" olarak bilinen bir kavram vardır. Başka bir deyişle, bir görevi tamamlamak için gereken süreyi açık uçlu bırakırsanız, neredeyse her zaman, katı zaman sınırları belirlediğinizden daha fazla zaman harcarsınız.
- Her bir görev üzerinde ne kadar çalıştığınızı takip etmek için bir kronometre veya başka tür bir zamanlayıcı kullanın.
- Kendinize hedefler belirleyin ve bunu bir oyuna dönüştürün; Saati geçmeye çalışıyorsanız çok daha hızlı çalışırsınız.
Adım 3. Önemsiz görevleri 10 dakika içinde halledin
Bu ipucunu tek başına uygulamak, genellikle size günde fazladan 90 dakika kazandırabilir. E-posta yazmak gibi önemsiz görevlere ne kadar zaman harcandığına şaşıracaksınız!
Bu şekilde çalışmak, davranışsal psikologların başarı, üretkenlik ve mutluluk duygusu olarak tanımladığı bir iş “akışını” geliştirmenize yardımcı olabilir
Adım 4. Doğru şekilde çoklu görev yapın
Çoklu görev, iki ucu keskin bir kılıç olabilir: kısa sürede çok sayıda iş yapmak için yararlı bir strateji olabilir veya zamanınızı ve dikkatinizi çok fazla dağıtarak kalitesiz çalışmaya yol açabilir. Çoklu görevlerin tuzaklarından kaçınırken avantajlardan yararlanmak için şu stratejileri izleyin:
- Aynı anda ilgili görevlere odaklanın. Çoklu görev aktivitelerinizi bir araya toplayarak farklı görevler arasında geçiş yaparken kullanılan zihinsel enerji miktarını azaltın. Örneğin, tüm posta mesajlarınıza aynı anda yanıt verin (e-posta, sesli posta ve salyangoz postası).
- İş akışı öğelerinizi yazın. Hokkabazlık yapmak istediğiniz tüm şeyleri yazmak, birden fazla şey devam ederken dikkatinizin dağılmamasına veya yoldan sapmamanıza yardımcı olacaktır.
- Her bir öğenin üzerinden tek başına geçmek için görevlerinizin sonunda biraz zaman ayırın. Odak noktasının bu şekilde daraltılması, herhangi bir hatayı yakalamanıza ve çok görevli bir atmosferde üzerinde çalışırken istediğiniz her şeyi yaptığınızdan emin olmanıza yardımcı olabilir.
Adım 5. İşten ayrılmak için kişisel zaman ayırın
Kulağa mantıksız gelebilir, ancak gün ve haftanız boyunca biraz mola vererek üretkenliğinizi artırabilirsiniz. İş veya daha sonra başarmanız gerekenler hakkında endişelenmek yerine, "ben" zamanınızda yapmayı seçtiğiniz şeye tamamen odaklanın.
- Sabahın ilk birkaç saatini, çocuklarınızla oynamak, köpeği yürüyüşe çıkarmak veya yoga yapmak gibi önemsediğiniz bir şeye harcamak, zihninizi boşaltmanıza ve günün geri kalanında daha iyi bir ruh haline girmenize yardımcı olabilir., odaklanmanıza ve daha hızlı çalışmanıza yardımcı olacak.
- Ayrı kişisel ve iş veya okul e-posta hesapları oluşturun ve hafta sonu iş veya okul hesabınızı ne sıklıkta kontrol edeceğinizi sınırlayın.
- Dikkatli olmaya çalışın ve özellikle hafta sonları iş endişelerinizden gerçekten uzaklaşmak için biraz zaman ayırın, böylece Pazartesi günü eziyete döndüğünüzde tazelenebilir ve daha hızlı ve daha verimli çalışmaya hazır olabilirsiniz.
Yöntem 3/3: Görevde Kalma
Adım 1. Çalışma alanınızı düzenleyin
Etraftaki dağınıklığı veya çöpleri atın ve artık elinizde bulundurmanız gerekmeyen kağıtları dosyalayın. Tüm çalışma veya çalışma materyallerinizi düzenleyerek masanızı hazırlayın, böylece hemen atlayabilirsiniz.
Alanınız telaşlı değil sakinleştirici hissediyorsa, muhtemelen daha verimli olursunuz
Adım 2. Dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın
Telefonunuzu sessize alın ya da çantanızda ya da sırt çantanızda saklayın, böylece kontrol etme isteğiniz kalmaz. Dikkatinizi de işinizden uzaklaştırıyorlarsa, televizyonu veya radyoyu kapatın. Arkadaşlarınızın, ailenizin ve hatta iş arkadaşlarınızın ne zaman meşgul olduğunuzu ve sohbet edemeyeceğinizi bilmesini sağlayın. Bu, daha üretken olabilmeniz için görevde kalmanıza yardımcı olacaktır.
Adım 3. Ertelemeye bir son verin
Birçoğumuz, üretkenliğimizi ve genel iş kalitemizi olumsuz yönde etkileyebilecek şeyleri (özellikle sevmediğimiz şeyleri) erteliyoruz veya erteliyoruz. Bunu yapmaktan kaçının ve hemen atlayın!
- "İnsan elinden gelenin en iyisini baskı altında yapar" gibi yanlış bir yanılgıya düşmeyin. Psikolojik araştırmalar bunun büyük ölçüde doğru olmadığını göstermiştir! Son dakikaya kadar bekleyen erteleyiciler genellikle daha az iş yapar ve daha fazla hatayla iş üretir.
- Görevinizi zamanında veya erken tamamladığınızda bir kutlama planlayın veya kendiniz için bir ziyafet çekin. Dört gözle bekleyeceğiniz eğlenceli bir şey varsa, işinizi halletmek için kendinize ekstra motivasyon vereceksiniz.